Cách đặt mật khẩu cho file Word để bảo mật tài liệu

Xem thông tin, tài liệu, dữ liệu file Word của một người trong cùng một công ty khi chưa được sự cho phép được xem là điều tối kỵ. Vì có rất nhiều tài liệu mang tính bảo mật cao như: bài luận, bài thuyết trình, số liệu nghiên cứu, thống kê và nhiều dữ liệu quan trọng khác,…Do đó cách tốt nhất để bảo mật thông tin chính là đặt Password (mật khẩu) cho file word của mình. Nếu bạn chưa biết cách đặt mật khẩu thế nào thì hãy cùng tham khảo Cách đặt mật khẩu cho file Word để bảo mật thông tin được wingiare.com chia sẻ dưới đây.

• Cách dọn sạch 100% “rác” sau khi cập nhật Windows 10
• Cách thoát tài khoản Microsoft trên máy tính Windows 10

Các lớp mật khẩu của file word

Soạn thảo hay lưu dữ liệu trên file Word khi sử dụng key office bản quyền là ứng dụng khá quen thuộc và cơ bản mà ai cũng có thể làm được, đặc biệt là dân văn phòng. Tuy nhiên ít ai biết được các lớp mật khẩu file word và cách đặt mật khẩu cho nó.

Khi tiến hành đặt Password cho file Word, sẽ có 2 lớp mật khẩu bạn cần đặt:

1. Lớp mật khẩu 1: mật khẩu để xem nội dụng bên trong.
2. Lớp mật khẩu 2: mật khẩu để chỉnh sửa file Word.

Dưới đây sẽ là hướng dẫn cách đặt mật khẩu cho file word chi tiết.

Cách đặt mật khẩu file Word để bảo mật

Bước 1: Bạn muốn đặt mật khẩu cho file word nào thì mở file word đó lên.

Bước 2: Bạn nhấn vào biểu tượng Office ở góc trái rồi chọn Save as . Hoặc cách khác, bạn nhấn phím tắt F12 để mở cửa sổ Save as (cách này áp dụng cho tất cả các phiên bản).

Bước 3: Sẽ có một cửa sổ mới hiện ra, bạn chọn Tools => rồi chọn tiếp General Options như hình dưới.

Bước 4: Tiếp tục có một cửa sổ mới nữa hiện ra. Lúc này bạn nhập vào Password vào. Sẽ có 2 lớp Password với nội dung như sau:

• File encryption options for this document (Tùy chọn mã hóa tập tin cho tài liệu này)
  Password to open (Mật khẩu để mở file)
• File sharing options for this document (Tùy chọn chia sẻ tập tin cho tài liệu này)
  Password to modify (Mật khẩu để sửa đổi, chỉnh sửa nội dung)

Khuyến nghị: Bạn nên đặt 2 mật khẩu giống nhau để dễ nhớ. Nhưng để đảm bảo an toàn thì nên đặt mật khấu khó và dài 1 tí nhé.

Bước 5: Bạn nhấn OK sau khi đã nhập xong 2 mật khẩu.

Lúc này sẽ có một cửa sổ nhỏ sẽ hiện ra và yêu cầu bạn xác nhận lại mật khẩu để mở file. Bạn chỉ cần nhập lại mật khẩu vừa đặt lúc nãy và nhấn OK.

Tương tự sau đó sẽ có một cửa sổ nhỏ hiện lên yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu để sửa đổi file Word => Bạn nhập pass rồi nhấn OK.

Bước 6: Sau khi thực hiện xong các bước xác nhận, bạn lưu lại file word vừa được đặt Password (có một cửa sổ hiện ra nhắc lại nên bạn yên tâm sẽ không quên đâu). Bạn có thể lưu lại bằng cách ghi đè lên file gốc hoặc đổi tên khác, chọn nơi lưu cho file Word đó.

Bước 7: Nhấn chọn Save => rồi chọn NO để hoàn thành quá trình đặt mật khẩu cho file word.

Để xác nhận là mình đã đặt Pass cho file word đó thành công, bạn hãy mở file word vừa lưu đó lên xem lại nhé. Chắc chắn file sẽ yêu cầu bạn đăng nhập mật khẩu đấy!

Cách gỡ bỏ mật khẩu cho file Word

Mình đặt mật khẩu cho file word được thì cũng gỡ bỏ nó đi được. Nếu bạn thấy tài liệu đó không quan trọng, không cần phải bảo mật nữa thì hãy bỏ mật khẩu đi để khi cần mở file lên nhanh hơn (không nhập này nhập kia mất công).

Để bỏ mật khẩu cho file word (chẳng hạn file vừa đặt xong) thì bạn mở file đó lên và thực hiện các bước tương tự như cách đặt mật khẩu. Tuy nhiên ở bước nhập password ở 2 dòng (2 lớp), bạn hãy xóa pass vừa đặt ở 2 dòng đó đi và nhấn Save để lưu lại.

Tạm kết

Chỉ một thủ thuật nhỏ thôi nhưng sẽ giúp bạn bảo mật thông tin an toàn trong file word, đặc biệt là khi sử dụng chung một máy tính.

Nếu bạn cần hỗ trợ khi thực hiện cài đặt phần mềm hay thủ thuật gì đó thì hãy để lại comment bên dưới bài viết nhé. Wingiare.com sẽ tư vấn và hỗ trợ bạn từ cái nhỏ đến cái lớn, đặc biệt là nâng cấp/cài đặt windows 10 bản quyền (phiên bản mới nhất hiện nay) hoặc kích hoạt windows bản quyền,….