Hướng dẫn chi tiết cách in bảng trong Excel vừa trang A4

Mọi người muốn in dữ liệu trong file Excel của mình trên cùng 1 trang giấy A4. Tuy nhiên, bảng tính lại quá dài và bạn không thể thực hiện điều đó? Vậy thì hãy thử ngay 7 cách in bảng trong Excel vừa trang A4 mà Win Giá Rẻ sẽ chia sẻ với mọi người qua bài viết sau đây.

7 cách in bảng trong Excel

Trước khi thực hiện in thì mọi người cần phải mở bản xem trước lên để kiểm tra xem bảng tính của mình khi in ra sẽ có dạng như thế nào. Chúng ta sẽ nhấn vào File –> chọn mục Print là sẽ nhìn thấy bản xem trước hiện ra ở khu vực bên phải giao diện in. 

Lưu ý: Nếu mọi người sử dụng Excel cũ trên Windows thì bước này sẽ là nhấn chọn vào biểu tượng Office (biểu tượng hình cửa sổ) nằm ở góc trên cùng bên trái giao diện làm việc –> Nhấn vào Print => Chọn mục Print Preview.

Tại đây, các bạn có thể nhìn thấy dữ liệu của mình khi in ra sẽ có 10 trang. Nhưng dữ liệu đang hiển thị không đủ các cột xuất hiện trong file trên trang giấy. Cách in Excel không bị cắt để in được nhiều dữ liệu hơn trên một trang A4 thì các bạn nên sử dụng các cách sau:

In file Excel theo chiều ngang

Cách in vừa khít trang giấy trong Excel 2010 này của Win Giá Rẻ phù hợp với các file có nhiều cột, bị mất cột do không đủ diện tích khi in theo cách thông thường. 

Mọi người chỉ việc kéo xuống trong mục Settings của cửa số in –> chuyển chế độ in từ Portrait Orientation (in theo chiều dọc) sang Landscape Orientation (in theo chiều ngang).

Kết quả là trang in của chúng ta đã có đủ các cột như trong file ban đầu.

• Xem thêm: Mua Office 365 bản quyền, key Office 2021 giá rẻ

Ẩn bớt hoặc xóa dữ liệu trước khi in 

Có thể trong file Excel của mọi người chứa một vài cột/hàng không cần thiết hoặc không cần phải in ra. Do đó, trước khi in thì hãy rà soát lại xem có phần thông tin nào không cần in không.

Sau đó, người dùng hãy bôi đen vùng dữ liệu không cần in rồi nhấn chuột phải chọn Hide (ẩn dữ liệu) hoặc chọn Delete (xóa dữ liệu).

Tạo ngắt trang cho từng trang in

Cách in Excel vừa trang giấy A4 này sẽ được sử dụng cho trường hợp mà người dùng muốn tự tạo vị trí ngắt trang cho tài liệu, không ngắt trang theo mặc định của phần mềm.

Các bạn vào thẻ View rồi nhấn chọn Page Break Preview để xem những vị trí ngắt trang hiện tại trên bảng tính Excel. Những vị trí được gạch đường nét đứt màu xanh là điểm phân cách 2 trang. Khi đó, mọi người hãy đặt con trỏ chuột vào đường nét đứt –> thấy mũi tên 2 đầu hiện lên thì kéo xuống để mở rộng phần dữ liệu đưa lên một trang hoặc kéo lên để thu hẹp phần dữ liệu sẽ in.

Tiếp theo, các bạn có thể nhấn vào Print Preview để nhìn thấy nhiều hàng được xuất hiện trong trang in hơn, số trang in của file cũng đã giảm đi.

Thay đổi vùng in 

Người dùng có thể bôi đen vùng dữ liệu muốn in rồi chọn vào mục Page Layout –> chọn Print Area (chọn Set Print Area).

Tiếp theo, các bạn hãy chỉnh tùy chọn ở cửa sổ in trong Excel là Print Selection. Khi đó, Excel sẽ chỉ in ra vùng mà mọi người đã lựa chọn.

Căn chỉnh lề cho trang in trong Excel

Những ai hay làm việc với Word chắc chắn sẽ biết cách căn lề ngắn đi để đưa được thêm nhiều dữ liệu hơn vào một trang in. Với Excel, chúng ta cũng có thể làm như vậy.

• Cách quản lý thêm, xoá tiện ích Widget trên Windows 11
• Cách sửa lỗi This app has been blocked trên Windows 10, 11 chi tiết

Các bạn nhấn vào Page Layout –> Chọn vào mũi tên ở góc dưới bên phải nhóm công cụ Page Setup –> Chọn vào mục Margins trong hộp thoại Page Setup –> Căn chỉnh lại độ rộng của lề.

Trong đó:

• Top: Lề trên
• Bottom: Lề dưới
• Left: Lề trái
• Right: Lề phải

Chỉnh sửa độ rộng cột trước 

Thao tác làm rất đơn giản, chỉ cần mọi người đưa con trỏ chuột lên đầu cột cần chỉnh sửa –> thấy biểu tượng mũi tên 4 chiều hiện lên thì kéo sang trái để có thể thu nhỏ cột hoặc kéo sang phải để mở rộng cột. Tiếp theo, các bạn vào mục Print là nhìn thấy khi cột nhỏ hơn thì có nhiều cột được hiển thị trên một trang in hơn nhé.

Tuy nhiên, khi điều chỉnh độ rộng cột trước lúc in file Excel thì người dùng phải bảo đảm việc này không làm che mất một phần dữ liệu của mình.

Chỉnh sửa kích thước bảng

Các bạn vào thẻ Page Layout –> chọn vào mũi tên chỉ xuống trong nhóm công cụ Page Setup –> Nhấn chọn vào mục Fit to ở mục Page trong hộp thoại Page Setup –> điền số liệu như trong hình ảnh dưới đây –> nhấn OK để hoàn thành.

Thiết lập này có ý nghĩa là in bảng tính nằm đầy đủ trong chiều rộng của trang. Nếu mọi người căn chỉnh lại giống như trong hình ảnh dưới đây thì có nghĩa là in bảng tính nằm đủ trong chiều dài của trang giấy:

Kết luận

Hy vọng bài hướng dẫn cách in bảng trong Excel của Win Giá Rẻ có thể hỗ trợ mọi người làm việc được hiệu quả hơn. Mọi thắc mắc xin hãy liên hệ với Win Giá Rẻ để được giải đáp nhanh nhất nhé! Hãy theo chúng tôi để cập nhật thêm nhiều mẹo hay hơn.